Microsoft Excel

مقدمات آموزش نرم افزار اکسل

نرم افزار اکسل (به انگلیسی: Microsoft Excel) یکی از نرم افزارهای مجموعه ی نرم افزاری آفیس است که توسط شرکت مایکروسافت منتشر شده و به روز می شود.

این نرم افزار در نسخه های مختلف 2007، 2010، 2013، 2016 و … وجود دارد که اگر یکی از این موارد را داشته باشید و تمرین کنید و در نهایت فرا بگیرید، قادر خواهید بود با سایر نسخه های آن کار کنید.

فرض را بر این می گذاریم که شما در مورد مجموعه ی نرم افزاری آفیس اطلاعاتی دارید و در این مورد توضیحی نمی دهیم. البته اگر اطلاعات هم نداشته باشید، مهم نیست. اگر اکسل را بر روی کامپیوتر خود ندارید، فقط کافی است آفیس را نصب کنید و سپس از منوی استارت به همه ی برنامه ها بروید و در آنجا در پوشه ی آفیس چندین نرم افزار مانند: ورد، پاورپوینت، اکسل، اکسس و … را خواهید یافت. برنامه ی اکسل را باز کنید و از آن استفاده کنید.

اما شاید برایتان سوال باشد که نرم افزار اکسل چه فایده ای دارد یا شاید بهتر باشد بگویم چه کاربردی دارد؟ همه ی ما می دانیم که کامپیوتر یک ماشین است.

ماشین مجموعه ای از اجزا است که با هم کار می کنند تا به هدفی برسند و در ماشین کامپیوتر و اکثر ماشین های دیگر هدف آسان کردن زندگی و کارهای روزمره برای انسان است.

اما اکسل چه کاری را آسان می کند؟ اکسل کارهای فراوانی انجام می دهد و اکثرا در امور مالی و حسابداری کاربرد دارد. اکسل در درون خود شامل مجموعه ای از جداول است که می توانید در آن ها اطلاعات وارد کنید و عملیات های اصلی و پیچیده و تابع های فراوانی را بر روی آن ها اجرا کنید. در ادامه با این موارد آشنا خواهید شد. بیشتر شرکت ها اطلاعات خود را در صفحات اکسل ذخیره می کنند.

 در نظر بگیرید، معلمی قصد دارد تا نمرات یک آزمون که نمره منفی هم را دارد حساب کند و آن را به دانش آموزان بدهد. او چندین راه برای این کار دارد که ما دو راه را با هم مقایسه می کنیم. او می تواند نمرات تک تک دانش آموزان را بر حسب درست، غلط و بدون پاسخ تنظیم کند و سپس برای هر کدام از آن ها محاسبات را انجام دهد و نتایج را همراه با نمره ها در برگه هایی به صورت دستی وارد کند یا اینکه در جداولی از ورد وارد کند!!! به نظر سخت میاد. پس بیایید به راه دوم نگاهی بیاندازیم. نرم افزار اکسل را باز کند و در جدولی به تعداد دانش آموزانش فرمول محاسبه ی نمره ی دانش آموز را بدهد سپس کافی است فقط نمرات را در این جدول وارد کند تا نرم افزار به طور اتوماتیک نمرات را بر اساس فرمول محاسبه کرده و در آخر از آن پرینت بگیرد. در آخر خواهید دید که این کار بسیار آسان تر است.

همان طور که تا کنون فهمیده اید نرم افزار اکسل دارای کاربردهای فراوانی است که در زمان و هزینه برای ما صرفه جویی خواهد کرد.

در بالا فقط یک مثال از کاربردهای آن گفته شد. هر کسی بر اساس کاری که انجام می دهد می تواند به نحوی از این نرم افزار استفاده کند. شما نیز پس از فراگیری این نرم افزار می توانید از آن در زندگی و کارهای روزانه ی خود استفاده نمایید.

یکی از راه های یادگیری این نرم افزار دنبال کردن این مجموعه ی مقالاتی است که در آینده ای نزدیک برای آموزش این نرم افزار خواهم نوشت. راه دیگر رفتن به یک آموزشگاه و گذراندن دوره ی آموزشی ICDL است که البته هزینه دارد ولی مزیت آن این است که به شما مدرک هم می دهند که شاید در زمینه ی کاری که انجام می دهید گرفتن این مدرک مهم باشد.

توصیه ی من این است که هم مدرک ICDL بگیرید و هم از طریق این مجموعه ی مقالات دانش خود را در این زمینه بیشتر افزایش دهید.

در نهایت با توجه به تخصص و رشته ی کاری و تحصیلی خود از این نرم افزار استفاده کنید.

داده ها در این نرم افزار در سطر ها و ستون هایی سازمان دهی می شوند. پس از سازماندهی اطلاعات، محاسبات مورد نظر بر روی آن ها انجام می گیرد و در نهایت می توان آن ها را به صورت نمودار نشان داد تا تجزیه و تحلیل بر روی داده ها ساده تر صورت گیرد. هر کسی که به نحوی از آمار و مخصوصاً آمار توصیفی استفاده می کند، استفاده از این نرم افزار می تواند برای او بسیار مفید واقع شود.

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش اول

در جلسه ی گذشته به صورت مقدماتی با نرم افزار اکسل آشنا شدیم و مواردی از کاربرد آن را بیان کردیم. در این مقاله شما بیشتر با نرم افزار اکسل و کاربرد های آن آشنا می شوید و سعی می کنیم به صورت کاربردی کار با نرم افزار اکسل را شروع کنیم. اما برای این کار شما باید ساختار یک پنجره در کامپیوتر را به خوبی بشناسید و سپس ساختار پنجره ی اکسل و در کل محیط اکسل را به خوبی بشناسید. ما سعی می کنیم این موارد به توضیح دهیم و شما نیز در حین کار بیشتر با آن ها آشنا خواهید شد. لزوم این کار به این دلیل است که اگر ما به موردی اشاره کردیم شما سردرگم نشوید و به راحتی آن را بیابید و از آن استفاده کنید تا بتوانید آموزش را دنبال کنید.

در جلسه ی گذشته گفته شد که نرم افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است.

صفحه گسترده نرم افزاری است که امکان درج و نگهداری داده های مرتبط به هم و استخراج گزارشات و نمودارهای مختلف را در خانه هایی به صورت سطر و ستون فراهم می سازد.

صفحه گسترده نرم افزاری است که شما می توانید چندین صفحه جدول مانند در آن بسازید. در این جدول ها می توانید داده های متنی، گرافیکی، عددی، تصویری و صوتی و … را قرار دهید و از آن ها نگهداری کنید. همچنین ما می توانیم بین این داده ها ارتباط ها و عملیات ها منطقی برقرار کنیم. نرم افزار های صفحه گسترده این داده ها را پردازش می کنند و گزارش ها و نمودارهای متنوع و مفیدی را ارائه می دهند.

در جلسه ی گذشته به صورت کلی کاربردهایی از نرم افزار اکسل را بیان کردیم. در این جلسه قصد دارم کاربرد های بیشتری را به شما معرفی کنم که مختص کل نرم افزار های صفحه گسترده است. شما با استفاده از این نرم افزارها می توانید لیست ها و گزارش های مالی، گزارش ها و لیست های کنترل پروژه، لیست ها و گزارش های فروش تهیه کنید و همچنین آمار و نمودارهای متنوعی را بر اساس داده های موجود در صفحه گسترده استخراج کنید.

اما مهم ترین کاربرد های صفحه گسترده را می توان در دسته بندی های زیر قرار داد.

سازمان دهی و طبقه بندی داده ها، پردازش داده ها و استخراج اطلاعات جدید، استخراج انواع نمودارها بر اساس داده های موجود در صفحه گسترده.

نکته ی بعدی که ممکن است برای شما سؤال باشد این است که علاوه بر اکسل چه نرم افزارهای دیگری در دسته بندی صفحه گسترده وجود دارد؟ در این جا چند مورد از آن ها را نام می بریم تا در صورت عدم تمایل به محیط اکسل از یکی دیگر از آن ها استفاده کنید.

Edit Grid, Gnumeric, Calc, ZCubes, Quattropro, Lotus, Google Docs, KSpread, Excel.

برخی از نرم افزارهایی که این جا نام برده شد مانند: Calc و KSpread رایگان و متن باز هستند. برخی دیگر از آن ها مانند: ZCubes و Google Docs رایگان و تحت وب هستند. سایر نرم افزارهای ذکر شده اغلب تحت سیستم عامل ویندوز مورد استفاده قرار می گیرند.

مهم ترین آن ها که بیشتر از همه مورد استفاده قرار گرفته است نرم افزار اکسل (Excel) است.

حال پس از این مقدمه بهتر است سراغ خود نرم افزار اکسل برویم. در جلسه ی گذشته روش اجرای  این نرم افزار را توضیح دادیم که خیلی ساده است این روش شاید از نظر گرافیکی در ویندوز های مختلف متفاوت باشد ولی مسیر یکی است. ابتدا گزینه ی شروع (start) را انتخاب کنید، سپس به همه ی برنامه ها (all programs) بروید و در پوشه ی مایکروسافت آفیس (Microsoft office) برنامه ی اکسل (Microsoft office Excel 20..) را اجرا کنید.

پس از اجرای نرم افزار به پنجره ای رو برو می شوید که به شکل زیر است.

در این صفحه اگر قبلا با نرم افزار اکسل کاری انجام داده باشید در سمت چپ در لیستی تحت عنوان Recent نمایش داده می شود که اگر مسیر فایل ها را تغییر نداده باشید با کلیک بر روی هر یک از آن ها باز و قابل دسترس و ویرایش می شود. در پایین این قسمت گزینه ای به نام Open Other Workbooks وجود دارد. از طریق این گزینه می توانید سایر کارهایی را که انجام داده اید یا در حافظه ی کامپیوتر شما وجود دارد اما در لیست بالا وجود ندارد، باز کنید. این گزینه را بزنید تا پنجره ی زیر برای شما باز شود.

در این پنجره This pc یا گزینه ی Browse را انتخاب کنید تا پنجره ی دیگری برای شما باز شود.

در این پنجره ی جدید که مربوط به ویندوز اکسپلورر است در سمت چپ درایو مورد نظر را انتخاب نمایید و در محیط کار پنجره مسیر را ادامه دهید تا فایل مورد نظر خود را پیدا می کنید. پس از این کار بر روی آن کلیک کنید و سپس گزینه ی Open را بزنید تا فایل در محیط اکسل باز شود.

تا اینجا توضیح این مورد کافی است و به پنجره ی اصلی باز می گردیم. در وسط پنجره چندین نمونه ی آماده نمایش داده شده است که شما می توانید با توجه به عنوان ذکر شده در زیر آن، متناسب با کار خود موردی را انتخاب کنید. اما اگر تا پایان این موارد را جست و جو کردید و نتوانستید آن چیزی را که می خواهید پیدا کنید، به بالا برگردید و در قستمی که برای جست و جو گذاشته شده است چیزی را که مورد نظرتان است جست و جو کنید تا به صورت آنلاین در اختیارتان قرار بگیرد. در زیر کارد جست و جو خود نرم افزار دسته بندی هایی را قرار داده است که اگر نمونه ی مورد نظر شما در هر کدام از این دسته بندی ها است می توانید بر روی آن کلیک کنید تا نمونه های مربوط به آن دسته بندی به صورت آنلاین مورد جست و جو قرار گیرد و در اختیارتان قرار گیرد.

کاری که اکثر مردم در این صفحه انجام می دهند این است که گزینه ی BlankWorkbook را انتخاب می کنند و به پنجره ی زیر هدایت می شوند.

همان طور که در تصویر می بینید سعی بر آن شد تا تک تک اجزای این صفحه را به فارسی نام گذاری کنیم تا شما سریع تر بتوانید با آن ها آشنا شوید.

نکته ای که از نظر من بسیار مهم است این است که شما لازم است، نام ها با به صورت زبان اصلی یعنی انگلیسی فرا بگیرید و همچنین این زبان را نیز به خوبی فرا بگیرید.

اگر خواهان اصلاعات دست اول و جدید هستید به این زبان منتشر می شود و شما به ندرت در وب سایت های فارسی زبان می توانید اطلاعات جدید را بیابید. البته اگر خودتان در هر زمینه ای مدت زمانی کار کنید به این نکته خواهید رسید و لازم به توضیح بیشتر نیست.

در این پنجره است که شما اطلاعات را در سطر ها و ستون ها وارد می کنید و همان طور که می بینید هر سلول دارای یک حرف برای نام گذاری ستون و یک عدد برای نام گذاری سطر است.

این فضا شبیه به ماتریس در ریاضیات است. یا در جدول مختصات که هر نقطه را با توجه به دو عدد به صورت افقی و عمودی معرفی می کنند. یعنی با دو عدد می توان مکان دقیق هر نقطه را در صفحه ی مختصات مشخص کرد.

در نوار درج فرمول، فرمول هایی را می نویسیم که روابط منطقی را بین خانه هایی از کاربرگ که مشخص می کنیم، بر قرار می کند.

یکی از اجزای مهم این پنجره سربرگ ها هستند. قبل از سربرگ ها به منوی فایل دقت کنید. این منو در نرم افزار های قدیمی تر آفیس به شکل دکمه ی آفیس است که همان کار منوی فایل را انجام می دهد. با گذشت زمان و پیشرفت این نرم افزار ها این دکمه به منوی فایل تغییر کرد. در بالای این قسمت نوار ابزار دسترسی سریع قرار دارد که ابزاری مانند ذخیره کردن که بسیار پر کاربرد است را در آن قرار می دهیم تا مجبور نباشیم هر با مسیر طولانی منوی فایل را برویم و اطلاعات را ذخیره کنیم. البته این را در نظر داشته باشید که با حرفه ای تر شدن در این نرم افزار لازم است برای سرعت کار خود از کلید های میانبر استفاده کنید.

هر سربرگ دارای مجموعه ای از نرم افزار های خاص است که با انتخاب سربرگ در نوار ابزار زیر سربرگ ها یا ریبون نمایش داده می شود. وقتی شما از یک سربرگ به سربرگ دیگر می روید، این ابزار ها نیز متناسب با سربرگ مورد نظر تغییر می کنند. برخی از این سربرگ ها و ابزار ها بسیار پر کاربرد و برخی کاربرد کم تری دارند. نگران نباشید. به مرور زمان و با پیشرفت در یادگیری شما ابزارهای پرکاربرد را خواهید شناخت.

نوار عنوان همان طور که از اسم آن مشخص است، نواری است که عنوان فایل اجرا شده در اکسل را نمایش می دهد و مخصوصاً زمانی که در حال کار بر روی چندین فایل به صورت هم زمان هستید این نوار اهمیت پیدا می کند و به شما نشان می دهد که کدام فایل را در پنجره می بینید.

تا این جا به طور مختصر محیط کار نرم افزار اکسل توضیح داده شد. در ادامه ی مقالات به آموزش کاربردی تر با استفاده از مثال هایی خواهیم پرداخت. 

آموزش نرم افزار اکسل بخش دوم

در جلسه ی گذشته به طور تقریبا مختصر قسمت هایی از نرم افزار اکسل را توضیح دادیم. اما چون به نظرم توضیح این عکس که محیط اصلی نرم افزار است، کم بود. تصمیم گرفتم این قسمت را در جدولی به طور مفصل تر توضیح دهم. در این صورت اگر در زمان آموزش به مکانی از محیط نرم افزار یا ابزاری اشاره شود بهتر آن را پیدا خواهید کرد.

ابتدا خوب به تصویر زیر نگاه کنید. در کامپیوتر خود نیز نرم افزار اکسل را اجرا کنید و آن را با تصویر تطبیق دهید. همان طور که می بینید این عکس یا در شروع اجرای نرم افزار شما، محیط کار برای نوشتن به زبان انگلیسی مناسب است. نگران این موضوع نباشید در آینده با ابزاری ساده این مشکل برطرف می شود و کاربرگ برای نوشتن از سمت راست تنظیم می شود و این مورد را آموزش خواهیم داد.

حال اجزایی که به نظرم مهم بود را در جدول زیر لیست کردم. در این جدول نام قسمتی از پنجره که مورد نظر است به صورت فارسی و انگلیسی آمده است. در ستون دیگر توضیحات هر چند کم اما کافی در این مورد نوشته شده است تا شما بیشتر با این ابزار ها یا با این قسمت ها از پنجره آشنا شوید.

عنوان فارسینام اصلی به انگلیسیتوضیحات لازم
منوی فایل یا دکمه ی آفیسOffice or File buttonبا کلیک بر روی این گزینه منویی باز می شود که امکاناتی از قبیل ذخیره سازی، پرینت، تنظیمات، فایل جدید، اطلاعات و … در اختیار شما قرار می گیرد.
نوار دسترسی سریعQuick access toolbarاین قسمت شامل مواردی است که بیشتر مورد نیاز است و می توان به انتخاب خود مواردی را به آن ها اضافه کرد. این گزینه ها می تواند مواردی مانند: save, undo, redo و … باشد.
نوار عنوانTitle barاین نوار در بالاترین قسمت پنجره ی باز شده قرار می گیرد. نام فایلی که در حال حاضر در حال اجرا است در این نوار نوشته می شود. در سمت راست این نوار دکمه های کنترلی قرار دارد که بسیار پر کاربرد هستند. و در سمت چپ آن نوار دسترسی سریع واقع شده است.
دکمه های کنترلیControl buttonsاین دکمه ها به طور معمول شامل سه کلید است که گاهی اوقات بیشتر هم می شوند. این سه دکمه در همه ی پنجره ها وجود دارد که نماد ضرب برای بستن نرم افزار است. نماد سمت چپ آن برای بزرگ و کوچک کردن پنجره و نماد خط تیره ی سمت چپ آن نیز برای کوچک کردن پنجره در نوار وظیفه است. 
ریبونRibbonریبون شامل گروه بندی هایی از نرم افزار ها است که چند گروه با هم به یک سربرگ یا Tab تعلق دارند. در بالا سربرگ هایی مانند: home, insert, page layout, formulas, data, review, view و … دیده می شود. هر سربرگ گروه هایی دارد که هر گروه نیز ابزارهایی را در داخل خود دارد. گروه های ابزار ها با خط های عمودی از هم جدا شده اند. برای مثال: سربرگ home دارای گروه های clipboard, font, paragraph و style است که برای نمونه گروه clipboard دارای ابزارهایی مانند: paste, copy, cut و format printer است.
نوارهای پیمایشScroll barاین نوار ابزار ها به دو شکل عمودی و افقی هستند. کاربرگ یا sheet  همان جدولی است که شما اطلاعات را در آن وارد می کنید. حال فض کنید که اطلاعات شما زیاد است مثلا 20 ستون در 50 سطر. مطمئناً این مقدار اطلاعات را نمی توان در کاربرگی نشان داد که به اندازه ی پنجره باشد یا اگر این کار را بکنید سلول ها به قدری کوچک می شوند که نمی توان اطلاعات داخل آن ها را دید. پس اگر کاربرگ شما در اندازه ای عادی باشد برای دیدن سایر سلول هایی که در پنجره دیده نمی شوند، مجبور می شوید از نوار پیمایش ها استفاده کنید. استفاده از نوار پیمایش عمودی برای بالا و پایین رفتن و استفاده از نوار پیمایش افقی برای به راست و چپ رفتن صفحه است. 
نوار مرور کاربرگ هاBrowse  toolbarنوار مرور کاربرگ ها برای حرکت سریع بین کاربرگ های بعدی و قبلی در یک کار پوشه است.
سلول فعالActive cellسلول فعال به سلولی گفته می شود که در حال حاضر انتخاب شده است. در این حالت می توان در این سلول انتخاب شده اطلاعاتی را وارد کرد. اگر خود سلول دارای اطلاعاتی است می تواند در حالت فعال یا انتخاب شده اطلاعات درون آن را ویرایش نمود.
نوار فرمولFormula barاین نوار قستمی است که در آن فرمول درج می شود و اگر قبلا سلولی دارای فرمول باشد و بر روی آن کلیک شود در این نوار فرمول نمایش داده می شود. همچنین شما از این نوار می توانید فرمول را ویرایش نمایید.
عنوان سطر ها و ستون هاRow and column headingsگفتیم که همان طور که هر نقطه در صفحه ی مختصات را با دو عدد محور افقی و عمودی مشخص می کنیم، هر سلول را نیز در کاربرگ اکسل با یک عدد که مربوط به سطر است و یک حرف انگلیسی که مربوط به ستون است، مشخص می کنیم. برای مثال D6 یعنی ستون D ردیف 6.
نوار فهرست کاربرگ هاWorksheet tabsهر کار پوشه مانند یک دفتر است همان طور که یک دفتر چندین برگه دارد، هر کار پوشه نیز چندین کاربرگ دارد. این کاربرگ ها در فهرستی نمایش داده می شود که فهرست کاربرگ ها نام دارد در این قسمت بر روی هر کاربرگ کلیک کنید آن کاربرگ در پنجره ی نرم افزار فعال می شود.
ابزار بزرگ نماییZoomاین ابزار برای تغییر در میزان بزرگنمایی کاربرگ استفاده می شود. می توانید با این ابزار بزرگنمایی را افزایش یا کاهش دهید و به دلخواه خود تنظیم کنید.
انتخاب نوع نمایشView shortcutsنرم افزار اکسل دارای حالت ها نمایش مانند: normal, page layout و page break preview است شما می توانید در این قسمت هر کدام از این نوع نمایش ها را به دلخواه خود انتخاب نمایید.
نوار وضعیتStatus barدر این قسمت متناسب با کاری که در حال انجام دادن آن در اکسل هستیم، پیام هایی به ما نمایش داده می شود. همان طور که از نام آن پیداست، وضعیت فعلی نرم افزار و کار ما را به ما نشان می دهد.

با آشنایی و آگاهی از امکانات بالا ما بهتر می توانیم کار با نرم افزار اکسل را فرا بگیریم و انجام دهیم.

تا کنون به مفاهیم و اصطلاحاتی اشاره شده است که برخی از آن ها توضیح داده شد. برخی دیگر به دلیل ساده بودن توضیح داده نشدند. اما لازم می دانم آن ها را نیز توضیح دهم زیرا امکان دارد برخی از فراگیران عزیز در این موارد مبتدی باشند یا به هر نحوی با این اصطلاحات آشنا نباشند. توضیح دادیم که کارپوشه را به سان یک دفتر در نظر بگیرید که چندین برگ دارد و برگ های آن همان sheet ها یا کاربرگ ها هستند. فایلی که شما ذخیره می کنید یک کارپوشه است. حال این کارپوشه می تواند یک کاربرگ داشته باشد یا چندین کاربرگ داشته باشد. به کارپوشه کتاب کار نیز می گویند. هر چند که گفتم ترجمه کردن این نام ها به نظرم فقط برای آشنایی خوب است و بهتر است آن ها را با نام اصلی آن ها بشناسیم.

پسوندی که از نرم افزار اکسل 2007 به بعد برای ذخیره سازی فایل های اکسل به صورت پیش فرض استفاده می شود، پسوند .xlsx است البته این پسوند در نرم افزار اکسل قبل از 2007، .xls بوده است که هنوز هم می توان فایل نهایی را با این پسوند ذخیره کرد.

سطر به ردیف های افقی از کاربرگ گفته می شود. هر سطر دارای یک شماره در راست یا چپ است که نام سطر مورد نظر این شماره ها از 1 شروع می شود و در هر کاربرگ تا بیشتر از یک میلیون ادامه دارد. برای حرکت در بین سطر ها می توان از کلید های جهت نمای بالا و پایین صفحه کلید استفاده کرد. می توانیم با موس بر روی سطر مورد نظر خود کلیک کنیم. همچنین از کلید ctrl + مکان نمای پایین  برای رفتن به آخرین سطر و از کلید ترکیبی ctrl +­ مکان نمای بالا برای رفتن به اولین سطر کاربرگ استفاده می شود.

به هریک از ردیف های عمودی کاربرگ ها که با یک یا دو یا سه حرف انگلیسی مشخص شده است، ستون گفته می شود. به طور کلی هر کاربرگ شامل بیش از 16 هزار ستون است. از مکان نماهای چپ و راست برای حرکت در بین ستون ها استفاده می شود. همان طور که انتظار دارید کلید ترکیبی ctrl + مکان نمای راست برای رفتن به آخرین ستون و از کلید ترکیبی ctrl +مکان مای چپ برای رفتن به اولین ستون استفاده می شود.

در مورد سلول می توان گفت که در هر لحظه فقط یک سلول می تواند فعال باشد تا اطلاعات در آن وارد کرد یا اینکه اطلاعات آن را ویرایش کرد. در هر سلول می توان بیشتر از 32 هزار کاراکتر را وارد نمود و هر سلول دارای آدرسی منحصر به فرد است که قبلا توضیح داده شد.

این آدرس cell reference نامیده می شود. آدرس سلول همیشه با نام ستون آن شروع می شود و به شماره ردیف آن ختم می شود. در آدرس نویسی سلول فرقی نمی کند که حرف انگلیسی یا نام ستون را بزرگ یا کوچک بنویسید. برای مثال b7 یا B7 به یک سلول اشاره دارد.

بسیار خب تا اینجا توضیح در مورد محیط کار کافی است. برای کسب اطلاعات بیشتر مقالات بعدی را دنبال کنید.

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش سوم

در مجموعه ی مقالات قبلی نحوه ی ورود به نرم افزار اکسل توضیح داده شد؛ همچنین محیطی که قرار است کاربر در آن اطلاعات وارد کند توضیح داده شد و توضیحاتی در مورد مهم ترین اجزای این محیط ارائه شد.(اینجا و اینجا)

در این مقاله قصد دارم منوی فایل را به طور کامل مورد بررسی قرار دهیم زیرا که در اغلب کارهایی که انجام می دهیم از این منو استفاده خواهیم کرد.

قبل از پرداختن به منوی فایل بهتر است نکاتی را ذکر کنیم که دانستن آن ها در شروع کار مهم است. یکی از مهم ترین این نکات استفاده از کلید های میانبر به جای استفاده از موس و مسیرهای طولانی است. در همه ی نرم افزار های آفیس هنگامی که وارد نرم افزار شدید در صفحه ی کار خود اگر کلید alt از صفحه کلید را فشار دهید در کنار سربرگ ها یک حرف که نماینده ی آن سربرگ است ظاهر می شود، برای مثال نماینده یا میانبر File حرف F، میانبر Home حرف H، میانبر Insert حرف N است و… حال اگر برای مثال شما ابزار های Home را بخواهید باید حرف H را فشار دهید در آن حالت ابزار های Home در ریبون نشان داده می شود که هر کدام با یک یا دو حرف مشخص شده است و برای استفاده از ابزار مورد نظر باید حرف یا حروف مربوط به آن ابزار را از صفحه کلید فشار دهید. در تصاویر زیر این روند را مشاهده خواهید کرد.

تصویر زیر تصویری است که پس از فشردن کلید alt خواهید دید.

در این مرحله اگر حرف H را فشار دهیم با تصویر زیر مواجه خواهیم شد.

حال در این جا می بینیم که از عدد، یک حرف انگلیسی یا دو حرف انگلیسی به عنوان میانبر استفاده شده است. برای مثال برای برجسته یا Bold کردن در این مرحله باید عدد 1 را فشار دهید. برای مثال میانبری که من در نرم افزار ورد برای وارد کردن عکس استفاده می کنم کلید های ترکیبی alt و N و P است. با زدن این کلید ها مستقیم به پنجره ای وارد می شوم که باید عکس را پیدا کرده و وارد کنم. با این کار دیگر لازم نیست با موس بر روی سربرگ insert کلیک کنم و سپس به گروه Illustrations رفته و در آن جا بر روی picture کلیک کنم.

دلیل این که در ابتدا گفتم سعی کنید نرم افزار را با همان نام های اصلی به خاطر بسپارید در این جا تا حدودی روشن می شود و استفاده از میانبر ها را برای شما ساده تر خواهد کرد.

در سربرگ Home دو ابزار با نام های فارسی نوع فونت و اندازه ی فونت داریم. نام های اصلی این ابزار ها Font Family و Font Size است. حال به میانبر های این دو مورد که در گروه Font قرار دارند نگاه کنید. میانبر Font Family دو حرف انگلیسی FF است و میانبر Font Size دو حرف انگلیسی FS است. با این مثال ساده اهمیت موضوع کاملا برای شما روشن می شود. اگر در برخی از موارد می بینیم که حرف نماینده ی یک ابزار حرف اول نام اصلی آن ابزار نیست به این دلیل است که از آن حرف برای نمایندگی ابزاری دیگر استفاده شده است. در این صورت اگر از حرف دوم نام آن برای ابزاری دیگر استفاده نشده باشد از حرف دوم استفاده می شود و اگر از آن هم استفاده شده باشد حرف سوم و در نهایت حرف دیگری را انتخاب کرده اند.

نکته ی مهم این است که این مخفف نام ها هر چند که برای همه ی ابزار ها جواب نمی دهد اما برای بیشتر آن ها از این روش استفاده شده است.

اکنون سعی کنید به عنوان تمرین خودتان از طریق میانبر alt به منوی فایل بروید. راه دیگر از طریق موس و کلیک بر روی فایل است.

نکته ی جالب دیگر در مورد میانبر این است که اگر اشاره گر موس را بر روی یکی از سربرگ ها ببرید و غلطک موس را حرکت دهید، در این حالت سربرگ ها عوض شده و ابزار های درون ریبون نیز عوض می شوند. بسیار خب تا اینجا در مورد میانبر ها نکات لازم را بیان کردیم. حال به سراغ منوی فایل می رویم.

شاید بتوان گفت که اگر منوی فایل را در یکی از نرم افزار های ورد، پاورپوینت، اکسل یا اکسس فرابگیرید می توانید در سایر آن ها نیز از آن استفاده کنید. چون این منو در آن ها تقریبا یکسان است. با باز کردن منوی فایل در نرم افزار اکسل پنجره ی زیر را خواهیم دید.

در سمت راست نوار عنوان کلید های کنترلی قرار دارند که استفاده از این کلید ها آسان است و آموزش داده شده است. در وسط نوار عنوان نام نرم افزار و عنوان فایل نوشته شده است. در سمت راست نرم افزار یک نوار پیمایش عمودی قرار دارد که اگر تعداد کارهای قبلی که با نرم افزار انجام داده اید زیاد بوده باشد این نوار را مشاهده خواهید کرد. همان طور که مشخص است قسمتی که با عنوان Older مشخص شده است مربوط به فایل هایی است که قبلا انجام داده اید. با کلیک بر روی هر کدام از این موارد مجدداً در صفحه ی کار قرار خواهد گرفت. همه ی این موارد که توضیح داده شد مربوط به گزینه ی Open از سمت چپ نرم افزار است که چون در عکس وجود داشت اول آن را توضیح دادم. قاعدتا اگر در فهرست سمت چپ که شامل Option, Account, Close, Export, Share, Print, Save as, Save, Open, Info است بر روی یکی از گزینه های دیگر کلیک کنیم محتویات پنجره که در سمت راست فهرست قرار گرفته است تغییر خواهد کرد.

در بالای فهرست دکمه ای برای برگشت به صفحه ی کار وجود دارد که در صورتی که ناخواسته وارد این صفحه شدید یا کارتان در این جا به پایان رسید با کلیک بر روی این دکمه به صفحه ای که در آن کار می کردید یعنی صفحه ی اصلی باز خواهید گشت.

اولین مورد از فهرست یا لیست سمت چپ گزینه ی Info است. این کلمه، مخفف کلمه ی Information به معنی اطلاعات است. به گونه ای که از نام این کلمه مشخص است، اطلاعاتی را در مورد پوشه ی کاری که داریم بر روی آن کار می کنیم را در اختیار ما قرار می دهد. در سمت راست پنجره دو لیست ظاهر می شود که لیست سمت راست آن با نام Properties به معنی مشخصات، در این مراحل ابتدایی برای ما کاربردی تر است. در زیر این فهرست اطلاعاتی مانند: اطلاعات، اندازه، تگ ها و طبقه بندی قرار دارد. در زیر این فهرست نیز عنوان تاریخ های مرتبط، Related Dates قرار دارد، این عنوان هم شامل چندین زیر عنوان از قبیل: تاریخ آخرین اصلاح، تاریخ ایجاد و تاریخ آخرین پرینت می شود. در زیر این موارد هم گزینه های دیگری وجود دارد که توضیح آن ها لازم نیست و فقط کافی است نام آن ها را به فارسی ترجمه کنید تا بدانید چه کاری انجام می دهند.

در وسط این پنجره عنوان Info قرار دارد که در زیر آن چهار ابزار مهم که هر کدام شامل مواردی دیگر می شوند گنجانده شده است. این چهار عنوان اصلی شامل: Protect Workbook, Inspect Workbook, Manage Workbook, Browser View Option هستند.

در تصویر بالا بر روی Info از منوی فایل کلیک شده است. در سمت راست مشخصات و … را می بینید گزینه های Protect Workbook نیز باز شده اند که قصد دارم آن ها را تک تک توضیح دهم. در موارد بعدی چون هنوز در سطح ابتدایی در حال آموزش هستیم اگر گزینه ای فعلا لازم نبود توضیح آن را به آینده موکول خواهیم کرد.

در نظر داشته باشید که گزینه های Protect Workbook  مربوط به زمانی است که کار شما با فایل تمام شود و آن را ذخیره کنید. این فایل بعد از ذخیره در اختیار دیگران قرار می گیرد و ما با این گزینه ها محدودیت هایی را برای استفاده و تغییر توسط دیگران ایجاد می کنیم. اگر این گزینه ها را اعمال نکنیم دیگران امکان دارد قانون کپی رایت را رعایت نکنند. در این صورت امکان دارد فایل شما را تغییر داده و خود را به عنوان سازنده ی آن معرفی کنند.

گزینه ی اول از این لیست، نشانه گذاری به عنوان فایل نهایی است. این گزینه خوانندگان را مطلع خواهد کرد که این فایل، فایلی است که فقط می توانند آن را بخوانند و نمی توانند هیچ گونه تغییری در آن ایجاد کنند.

البته این نکته را در نظر داشته باشید که هیچ کدام از این گزینه ها تضمین صد در صد ندارد و همیشه ذهن هایی خلاق وجود دارد که راه حل هایی را برای دور زدن این محدودیت ها پیدا می کنند.

گزینه ی دیگر کدگذاری کردن با پسورد است. در این حالت برای باز کردن کارپوشه درخواست پسورد خواهد کرد و قاعدتا کسانی که پسورد را می دانند خواهند توانست آن را باز کنند.

گزینه ی سوم پشتیبانی از کاربرگه ی کنونی است. این گزینه به شما این امکان را می دهد تا نوع تغییراتی را که قرار است مردم بر روی صفحه ی کنونی بتوانند انجام دهند را کنترل کنید. باید به یاد داشته باشید قبلا گفتیم کارپوشه مانند دفتری است که چندین برگ دارد و برگی که در صفحه نمایش داده می شود و بر روی آن کار می کنیم کاربرگ نام دارد. حال اگر بخواهید چند برگ داشته باشید و برای هرکدام تنظیمات خاصی را انجام دهید باید در زمان کار بر روی هر کدام به این گزینه مراجعه کنید. اگر بر روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای شناور و کوچک ظاهر می شود که در یک جعبه ی متن کوچک یا edit text می توانید پسوردی را وارد نمایید. در زیر این قسمت در همان پنجره لیستی وجود دارد که با تیک زدن هر کدام از آن ها محدودیتی برای کاربری که از برگه ی شما استفاده می کند ایجاد می کند. این پسورد از فایل شما پشتیبانی خواهد کرد و در صورتی که کاربر بخواهد تغییری را ایجاد کند که شما آن را محدود کرده اید، نرم افزار در خواست پسورد خواهد کرد. اگر پسورد را درست وارد کند می تواند تغییر را اعمال کند و اگر پسورد اشتباه وارد کند قادر به تغییر نخواهد بود. موارد موجود در این پنجره را که محدودیت ایجاد می کنند خودتان مطالعه نمایید.

گزینه ی چهارم پشتیبانی از ساختار کارپوشه است. این گزینه از تغییرات ناخواسته در ساختار کارپوشه مانند اضافه کردن کاربرگ ها و … جلوگیری می کند. این گزینه نیز برای جلوگیری از این کار یک پسورد دریافت می کند. با وارد کردن پسورد و کلیک بر روی دکمه ی ok تنظیمات پسورد برای کارپوشه ذخیره خواهد شد.

گزینه ی پنجم در این لیست محدود کردن دسترسی است. این گزینه به مردم اجازه ی دسترسی می دهد اما آن را از نظر اصلاح، کپی یا پرینت محدود می کند.در نهایت در این لیست گزینه ی آخر اضافه کردن امضای دیجیتال است. با استفاده از یک امضای دیجیتال از تمامیت و مالکیت کارپوشه ی خود اطمینان حاصل می کنید.

با توجه به این که این مقاله آموزشی در حال طولانی شدن است اجازه دهید ادامه مطالب را در مقاله بعدی ارائه دهیم. در بخش بعدی توضیحات لازم برای منوی فایل را کامل خواهیم کرد.

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش چهارم

در مقاله قبلی در حال توضیح دادن منوی فایل بودیم، اما چون مقاله بیش از حد طولانی شد ادامه ی آن را به این مقاله ی آموزشی انتقال دادیم.

همان طور که مشاهده می کنید در منوی فایل در گزینه ی info گزینه ی protect workbook که خود شامل شش گزینه ی دیگر بود، توضیح داده شد و کاربرد های آن بیان شد. گزینه ی بعدی در زیر protect workbook گزینه ی inspect workbook است. در سمت راست این گزینه و در آیکن آن جست و جو برای مشکلات (check for issues) نوشته شده است. وقتی بر روی آن کلیک شود سه گزینه با نام های inspect document, check accessibility, check compatibility ظاهر می شوند. گزینه ی اول inspect document به دنبال اطلاعات پنهان و شخصی در کارپوشه می گردد. با کلیک بر روی آن پنجره ای جدید باز می شود. در این پنجره لیستی از مواردی که می تواند به دنبال آن بگردد وجود دارد. مطمئن شوید همه ی گزینه ها یا آن هایی که دوست دارید علامت گذاری شده اند و در پایین پنجره گزینه ی inspect را کلیک کنید. در این مرحله در همان پنجره اگر اطلاعاتی شخصی یا هر چیزی که در آن پنجره علامت زده اید را پیدا کند در جلو آن گزینه ی remove یعنی حذف را قرار می دهد که با کلیک کردن بر روی آن اطلاعات حذف می شود.

گزینه ی دیگر check accessibility است.

این گزینه، مشکلات دسترسی را بررسی می کند.

به این صورت که شما ممکن است محدودیت هایی را در کارپوشه ایجاد کرده باشید و این گزینه بررسی می کند که این محدودیت ها مشکلاتی را در خواندن کارپوشه برای کاربر ایجاد نکرده باشند.

گزینه ی دیگر check compatibility است. این گزینه بررسی می کند تا ببیند، در صورتی که فایل را با پسوند یکی از ورژن های قدیمی تر ذخیره کردید یا فایل را با نرم افزاری قدیمی تر باز کردید، آیا مشکلاتی ایجاد خواهد کرد یا آیا امکاناتی وجود دارد که در این صورت از دسترس خارج شود یا خیر؟ که آن را در پنجره ای به شما نمایش می دهد.

در گزینه ی manage workbook دو گزینه با نام های بازیابی کارپوشه های ذخیره نشده و حذف همه ی کارپوشه های ذخیره نشده وجود دارد. این دو مورد از نام آن ها مشخص است و لازم به توضیح بیشتر نیست البته اگر لازم شد در ادامه توضیح داده خواهد شد.

گزینه ی آخر یعنی browser view options برای این منظور است تا تعیین کنید که در مرورگر ها و در اینترنت کدام قسمت های یک کارپوشه قابل دیدن و تغییر و … باشد.

گزینه ی دیگر در لیست سمت چپ منوی فایل گزینه ی new است. این کلمه به معنی جدید است و با زدن این گزینه به پنجره ای وارد می شوید که در آن می توانید یک کارپوشه ی جدید را ایجاد کنید.

همان طور که در تصویر مشاهده می کنید امکانات فراوانی در این گزینه در اختیارتان قرار می گیرد. این گزینه در شرایطی لازم است که در حین کار بر روی یک کارپوشه احساس کنید کارپوشه یا کارپوشه های دیگری را لازم دارید که همزمان بر روی آن ها کار کنید.

می توانید از نمونه هایی که در وسط پنجره قرار دارد استفاده کنید و با توجه به کار خود یکی را انتخاب کنید. یا اینکه مانند اکثر مردم گزینه ی blank workbook را انتخاب کنید. علاوه بر این موارد در زیر کارد جست و جو عنوان هایی برای جست و جو وجود دارد که می توانید بر روی عنوان مورد نظر خود کلیک کنید تا کارپوشه های آماده ای که در آن زمینه وجود دارد را از اینترنت پیدا کرده و در دسترس شما قرار دهد. اگر موضوع مود نظرتان در عنوان ها وجود نداشت خودتان آن را در کادر بالای عنوان ها نوشته و جست و جو نمایید.

گزینه ی open در جلسات گذشته توضیح داده شد و گفته شد که می توان از طریق آن کارپوشه های قبلی را که ذخیره نموده اید باز کنید.

دو گزینه ی دیگر در این قسمت save و save as هستند. با کلیک بر روی این گزینه ها پنجره ی زیر ظاهر می شود.

این قسمت به شما کمک می کند تا فایل خود را در فضای سرور های اینترنتی مانند: one drive ذخیره کنید. برای این کار باید یک اکانت برای مایکروسافت خود ساخته باشید و به آن متصل باشید. گزینه ی زیر آن ذخیره در this pc است. این گزینه پوشه هایی که قبلا فایل هایی را در آن ذخیره کرده اید را در سمت راست برای شما نمایش می دهد. گزینه ی add a place به اینترنت نیاز دارد و کار پوشه ی خود را در فضایی غیر از کامپیوتر خودتان ذخیره می کنید که در هر زمان که نیاز داشته باشید و اینترنت داشته باشید دوباره در اختیارتان قرار می گیرد. اما آخرین و بهترین گزینه browse می باشد. با کلیک بر روی آن پنجره ی سفید رنگ سمت راست باز می شود که در آن می توانید فضایی را در داخل حافظه ی کامپیوتر انتخاب کنید. همچنین می توانید نام فایل و نوع فرمت ذخیره ی آن را مشخص کنید. سپس فایل را ذخیره کنید.

در این پنجره در گزینه ی save as type انواع فایل های قدیمی تر مانند اکسل 97 تا 2003 نیز وجود دارد. علاوه بر این انواع پسوند ها و نوع های ذخیره ی فایل دیگر وجود دارد که می توانید به میل و با توجه به نیاز خود فایل را با آن پسوند ذخیره نمایید.

در این جا پس از انتخاب مسیر و تعیین نام فایل و همچنین نوع ذخیره ی فایل بر روی دکمه ی save در پایین پنجره کلیک می کنید تا فایل در مسیری که انتخاب کرده اید ذخیره شود.

گزینه ی بعدی که مهم است گزینه ی پرینت است. این گزینه پنجره ای را باز می کند که در آن می توانید فایل خود را پرینت کنید. در قسمت copies که معمولا عدد 1 نوشته شده است می توانید تعداد برگه هایی را که دوست دارید از فایل چاپ شود تعیین کنید. مثلا شما یک صفحه برای پرینت دارید که دوست دارید سه نسخه از آن چاپ شود. پس باید در این قسمت عدد 3 را وارد نمایید تا پرینتر پشت سر هم سه برگه را برایتان چاپ کند. در پایین آن در قسمت پرینتر می توانید پرینتر خود که با آن پرینت را انجام می دهیدرا، انتخاب کنید.

نکته مهم این است که پرینتر را باید قبلا به کامپیوتر معرفی کرده باشید یعنی راه اندازی کرده باشید و به کامپیوتر متصل باشد و خطایی در پرینتر وجود نداشته باشد.

در این قسمت همچنین می توانید از طریق گزینه ی print to pdf فایل خود را به عنوان pdf ذخیره کنید. شما می توانید آن را به عنوان xps  که یکی دیگر از گزینه های این قسمت است، ذخیره کنید. این دو مورد بیشتر برای مواردی به کار می رود که پرینتر در دسترس نیست و آن را ذخیره می کنید تا در آینده پرینت کنید. گزینه ی setting هم از نامش مشخص است. این گزینه مربوط به تنظیمات است که برخی از آن ها به نوع پرینتر شما هم بستگی دارد. مثلا در مودر اول این تنظیمات می توانید انتخاب کنید که فقط کاربرگ فعال پرینت شود یا اینکه کل کارپوشه پرینت شود یا آن هایی که انتخاب شده اند پرینت شوند. نوع کاغذ، نحوه ی چاپ، حاشیه ی کاغذ و موارد دیگری را می توانید در قسمت تنظیمات انتخاب کنید.

در نهایت در پایین این تنظیمات page setup را فراموش نکنید.

بر روی آن کلیک کنید تا تنظیمات بیشتر ظاهر شود. پنجره ای باز می شود که در آن چهار سربرگ صفحه، حاشیه، هدر و فوتر و کاربرگ وجود دارد. در هر کدام از این سربرگ ها می توانید تنظیمات بیشتری را در مورد عنوان آن اعمال کنید.

گزینه ی دیگر بعد از پرینت share است. در این گزینه می توانید کار خود را با مردم به اشتراک بگذارید. برای این کار می توانید آن را در فضای cloud بارگذاری کنید. یا می توانید آن را ایمیل کنید که گزینه هایی مانند: ارسال به عنوان پیوست، ارسال به عنوان pdf، ارسال به عنوان xps  و ارسال به عنوان فکس اینترنتی را دارا می باشد. حتی می توانید آن را به عنوان یک لینک ارسال نمایید.

گزینه ی دیگر بعد از share گزینه ی export یا خروجی گرفتن است. این گزینه خود دو گزینه ی دیگر دارد در اولی شما می توانید فایل را به عنوان pdf یا xps   ذخیره کنید. در گزینه ی دوم امکانات بیشتری در اختیارتان قرار می گیرد.

گزینه ی بعدی بعد از این موارد انتشار فایل است و بعد از آن گزینه ی close وجود دارد. گزینه ی close بدون این که محیط نرم افزار را ببندد، کارپوشه را می بندد که همزمان محیط نرم افزار باز می ماند. این گزینه برای جلوگیری از بستن و باز کردن مجدد نرم افزار فقط برای بستن کارپوشه ها می تواند مفید باشد.

در ادامه دو گزینه وجود دارد که یکی اکانت نام دارد و دیگری تنظیمات نرم افزار اکسل است. اکانت اطلاعات اکانت شما را برایتان نمایش می دهد. در تنظیمات می تواند تنظیمات بسیار مهمی را ایجاد کنید. به عنوان مثال برای فارسی نوشتن اعداد در نرم افزار می توانید در این قسمت این تغییر را ایجاد کنید. که توضیح این قسمت مفصل و مستلزم مقاله ای جداگانه است. یا مثلا در مسیر advanced در گروه تنظیمات display می توانید default direction را به جای چپ به راست، راست به چپ قرار دهید تا در فایل های جدیدی که باز می کنید جهت صفحه راست به چپ باشد. این موارد فقط مثال هایی از تنظیمات مفید این قسمت بود.

خب تا اینجا بسیاری از نکات را مفصل و بسیاری را مختصر توضیح دادیم. منوی فایل در حد لازم و تقریبا مبتدی توضیح داده شد. امیدوارم این مقاله ی آموزشی مورد استفاده ی شما عزیزان قرار گیرد.

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش پنجم

درود فراوان بر شما عزیزان.

تا این جا در مقالات آموزشی قبلی با نحوه ی کار با محیط نرم افزار اکسل آشنا شدیم و مواردی را که لازم بود توضیح داده شد. در این جلسه به صورت اختصاصی بر روی سلول و ورود اطلاعات کار می کنیم. همان طور که می دانید، هدف از کار با این نرم افزار ذخیره و کار با اطلاعات است. داده های زیادی وجود دارد که می توان در اکسل ذخیره کرد.

این داده ها عبارت اند از: داده های متنی، داده های عددی، تاریخ و زمان، صوت، تصویر و در نهایت فرمول.

داده های متنی به داده هایی گفته می شود که در آن متنی نوشته می شود و ذخیره می شود. برای مثال: نام و نام خانوادگی از انواع داده های متنی است. داده های عددی داده هایی هستند که در آن عددی ذخیره می شود. تاریخ و زمان نیز مشخص است و در نهایت فرمول، نوعی داده است که در آن فرمولی ذخیره می شود. برای مثال: (B4*A4+3=)

قبل از وارد کردن اطلاعات لازم است بدانیم می خواهیم با اطلاعات چه کاری انجام دهیم.

این که بدانیم با اطلاعات چه کاری انجام می دهیم، به ما کمک می کند بهتر آن ها را دسته بندی کنیم. دسته بندی کردن اطلاعات بسیار مهم است. برای مثال فرض کنید می خواهید یک کارنامه درست کنید. در این جا اطلاعات متنی و عددی خواهیم داشت. یا اگر فاکتور خریدی را بسازیم اطلاعات عددی، متنی، زمان و تاریخ و … خواهیم داشت، حتی در این مورد فرمول نیز به کار می رود.

در وارد کردن داده های متنی در نظر داشته باشید که آن ها را در ستون های جداگانه دسته بندی کنید.

اگر می خواهید نام و نام خانوادگی را وارد کنید آن ها را در دو ستون قرار دهید تا بعدا بتوانید بر اساس نام یا نام خانوادگی اطلاعات مورد نظر خود را مرتب کنید.

وقتی وارد نرم افزار شدید، اگر جهت صفحه کار شما چپ به راست است، ابتدا به سربرگ اگر جهت صفحه کار شما چپ به راست است، ابتدا به سربرگ page layout بروید، در آن جا به گروه sheet options رفته و ابزار sheet right to left را انتخاب کنید تا جهت صفحه راست به چپ شود. با کلیک دوباره جهت صفحه تغییر خواهد کرد.

حال همه چیز برای وارد کردن اطلاعات آماده است.

در تصویر بالا مشاهده می کنید که یک فاکتور ساده تهیه شده است. در این فاکتور عنوان فروشگاه و ستون های نام، نام خانوادگی و نام کالا همگی داده های متنی هستند. ستون قیمت داده عددی است و دو ستون دیگر شامل تاریخ و زمان است. در سمت چپ نیز تصویری را برای نمونه ی داده ی تصویری وارد کرده ایم.

برای وارد کردن داده های عددی، متنی، تاریخ و زمان فقط کافی است بر روی سلول مورد نظر خود کلیک  کنید و با صفحه کلید اطلاعات را وارد کنید.

 برای رفتن به سلول بعدی می توانید بر روی آن کلیک کنید یا از کلید های جهت نما استفاده نمایید. برای وارد کردن تصویر بر روی سلول کلیک کرده و به سربرگ insert بروید. در آن جا ابتدا به Illustrations  بروید و گزینه ی picture را انتخاب کنید. در این قسمت عکس مورد نظر خود را انتخاب کرده و آن را باز کنید.

در نهایت در نوار فرمول، فرمولی را می بینیم. این فرمول متعلق به سلول F13 می باشد. ابتدا بر روی سلول کلیک می کنیم و سپس در نوار فرمول، فرمول مورد نظر مان را می نویسیم برای نوشتن فرمول ابتدا علامت مساوی (=) قرار می دهیم، سپس اجزای دیگر را اضافه می کنیم (F6+F7+F8+F9+F10+F11=). پس از گذاشن مساوی اگر بر روی سلول F6 کلیک کنید در نوار فرمول درج می شود. پس از آن علامت + قرار دهید و بر روی F7 کلیک کنید و این روند را تا تکمیل فرمول ادامه دهید. به جز این روش می توانید خودتان فرمول را دستی بنویسید.

برای داده های عددی می توان از انواع فرمول های ریاضی و آماری استفاده کرد و این فرمول فقط یک نمونه ی ساده است.

فرمول نوشته شده متعلق به سلول F13 بود. بعد از نوشتن فرمول اگر بر روی سلول دیگری کلیک کنید به جای خود فرمول در سلول F13 نتیجه ی فرمول نشان داده خواهد شد. یعنی همان طور که مشاهده می کنید مجموع خانه های داخل فرمول را نشان می دهد. اگر بر روی سلول کلیک کنید ممکن است فرمول را به شما نشان دهد.

مورد دیگری که در این فاکتور استفاده شده است ترکیب چند سلول با یکدیگر است. در نام فروشگاه چهار سلول به صورت افقی ترکیب شده اند و یک سلول را تشکیل داده اند که نام فروشگاه در وسط آن نوشته شده است. برای انجام این کار ابتدا چهار سلول را انتخاب کنید.

 یعنی بر روی سلول اول کلیک کنید و بدون رها کردن تا سلول چهارم بکشید.

در این حالت کادری به دور چهار سلول کشیده می شود که درون آن سلول اول سفید رنگ و مابقی خاکستری رنگ هستند. این حالت به این معنی است که چهار سلول انتخاب شده اند.

در مرحله ی بعدی در سربرگ Home به گروه Alignment بروید و در آنجا از ابزار Merge & Center استفاده کنید. با کلیک بر روی ابزار Merge & Center چهار گزینه ظاهر می شود. این چهار گزینه عبارت اند از: Merge & Center، Merge Across، Merge Cells و Unmerge Cells. با انتخاب گزینه ی اول Merge & Center چهار سلول تبدیل به یک سلول می شوند و متنی را که در درون آن وارد می کنیم در مرکز این سلول قرار می گیرد. دو گزینه ی دیگر Merge Across و Merge Cells هستند این دو گزینه شبیه به همدیگر عمل می کنند و تفاوت شان با گزینه ی اول این است که متن را در وسط سلول قرار نمی دهند. گزینه ی دیگر که Unmerge Cells است کاربرد معکوس دارد. اگر سلول هایی را ترکیب کرده اید و به یک سلول تبدیل کرده اید با کلیک بر روی سلول و انتخاب این گزینه می توانید آن ها را به حالت اولیه ی خود برگردانید.

سعی کنید شما نیز این فاکتور را بسازید و آن را تمرین کنید. حتی می توانید با خلاقیت و ابتکار فرمول ها و کارهای دیگری را با این نرم افزار انجام دهید. اما نکاتی وجود دارد که گفتن آن ها به شما کمک خواهد کرد و در ادامه این نکات را بیان خواهم کرد.

قبلا هم گفتیم که برای طبقه بندی بهتر، لازم است داده ها را از هم جدا کنیم و آن ها را جداگانه دسته بندی کنیم.

برای اطلاعات خود در ستون ها و سطر ها یا در کناره های منطقه ای که اطلاعات را وارد می کنید حاشیه هایی را قرار دهید یعنی سلول هایی را خالی بگذارید. مثلا در تصویر بالا مجموع خرید کمی از سایر اطلاعات فاصله دارد. این کار باعث زیبایی کار شما خواهد شد.

یک عنوان برای کار خود حداقل در هر کاربرگ قرار دهید.

عنوان های مناسب برای سطر ها یا ستون های مختلف قرار دهید. مثلا در تصویر بالا، نام، نام خانوادگی، تاریخ، زمان و … از این قبیل عنوان ها هستند.

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش ششم

نکات کلیدی در استفاده از اکسل و کار با سلول

در بخش پنجم با نحوه ی وارد کردن اطلاعات در سلول ها و به طور کلی کار با سلول آشنا شدید. اما در این خصوص نکاتی بسیار مهم وجود دارد که لازم است حتما ذکر شود که در وارد کردن درست اطلاعات به شما کمک خواهد کرد. در این مقاله ی آموزشی نکات مهم در مورد کار با سلول برای شما توضیح داده می شود.

به یاد داشته باشید که همواره داده ی تایپ شده در یک سلول از هر نوعی که باشد در نوار فرمول نمایش داده می شود.

هنگامی که در حال وارد کردن داده در یک سلول هستید اگر خواستید داده در سلول ثبت شود و به سلول دیگری بروید، می توانید enter را در صفحه کلید فشار دهید یا از کلید های جهت نما استفاده کنید و یا این که بر روی سلول مورد نظر بعدی کلیک کنید. اما اگر خواستید درج داده را لغو کنید، کافی است کلید ESC را فشار دهید.

نوار ابزار دسترسی سریع

در این نوار ابزار همان گونه که مشاهده می کنید، ابزارهای save, undo, redo قرار دارد. در سمت راست نوار ابزار علامتی وجود دارد که با کلیک بر روی آن منویی برای شما باز می شود که در درون آن می توانید ابزار هایی را که دوست دارید در نوار ابزار قرار گیرند را انتخاب کنید. در سمت چپ هر ابزار که دوست داشتید کلیک کنید تا در نوار ابزار قرار گیرد.

اگر هم دوست داشتید ابزاری را از نوار ابزار حذف کنید بر روی تیک سمت چپ آن در این منو کلیک کنید.

در این نوار ابزار undo و redo خیلی مهم هستند. گاهی اوقات دستوری را بر روی اطلاعات اجرا می کنیم که نتیجه ی مورد نظر ما را نمی دهد و اطلاعات را به نحوی تغییر می دهد که حالت اول آن بهتر بود. در این صورت اگر بخواهیم دوباره اطلاعات را پاک کنیم و از اول بنویسیم، وقت زیادی از ما می گیرد. در این حالت می توانیم از undo یا دکمه های ctrl و z استفاده کنیم. این دو مورد هر دو کاری را انجام می هند و آخرین تغییری که در فایل ایجاد شده است را نادیده می گیرند و آن را به حالت قبل بر می گردانند. Redo برعکس عمل می کند و تغییری که برگشت داده شده است را دوباره به حالت قبل از undo بر می گرداند.

پاک کردن اطلاعات از سلول

برای پاک کردن اطلاعات از سلول مورد نظر بر روی آن کلیک کنید و سپس از دکمه های delete یا backspace استفاده کنید. اگر در حال نوشتن سلول هستید دکمه ی delete حروف بعد از مکان نما و دکمه ی backspace حروف قبل از مکان نما را پاک می کند. برای پاک کردن گروهی از سلول ها ابتدا آنها را انتخاب نمایید و سپس delete را بزنید یا بر روی یک قسمت از سلول های انتخاب شده کلیک راست کنید و از منوی باز شده delete یا clear contents را انتخاب کنید.

درج تاریخ و ساعت

نکته ی مهم در این مورد این است که در بین قسمت های روز، ماه و سال از کاراکتر های / یا – (بک اسلش یا خط تیره) استفاده کنید.

قالب رایج در درج تاریخ به صورت سال- روز- ماه است.

البته این قالب ها بیشتر برای تاریخ های میلادی است و ممکن است با توجه به تنظیمات ویندوز متفاوت باشد.

برای درج تاریخ فعلی سیستم می توانید کلید های ctrl و ; را فشار دهید.

همچنین اگر تاریخ ها را وارد کرده اید و باید به فرمت سیستم وارد کنید یا از قبل می خواهید فرمت سیستم را در سلول هایی که می خواهید تاریخ را در آنها درج کنید، اعمال کنید، باید ابتدا سلول ها را انتخاب کرده و سپس ctrl و shift و # را فشار دهید.

برای درج زمان سیستم در یک سلول از ctrl و shift و ; استفاده کنید و همچنین برای درج تاریخ و زمان به صورت هم زمان از کلید های ctrl و ; استفاده کنید سپس space را بزنید و سپس ctrl و shift و ; را بزنید.

برای قالب بندی پیش فرض ساعت سیستم در سلول ها باید کلید های ctrl و shift و @ را فشار دهید.

انتخاب یک یا چند سلول

روش هایی که در اینجا به کار می بریم با روش های انتخاب فایل در ویندوز مشابه است. می توان برای انتخاب یک سلول بر روی آن کلیک کرد. اگر خواستید چند سلول را انتخاب کنید بر روی اولی کلیک کنید و بدون رها کردن تا آخرین سلول بکشید.

مهم نیست که سلول هایی که می خواهید انتخاب کنید در چند ستون یا چند ردیف باشند، روش بالا مناسب است.

برای انتخاب تعداد زیادی سلول ابتدا بر روی اولی کلیک کنید سپس shift را بگیرید و بر روی آخرین سلول مورد نظر کلیک کنید. سلول هایی که در آن بین هستند انتخاب می شوند.

اما برای انتخاب سلول هایی که جدا از هم هستند بر روی اولی کلیک کنید، کلید ctrl را فشار دهید و بر روی دیگری کلیک کنید، این روند را تا آخرین سلول ادامه دهید.

برای انتخاب همه ی سلول ها از ctrl و A استفاده نمایید. در هر حالت برای خارج کردن از انتخاب کافی است بر روی یک سلول کلیک کنید.

کپی و انتقال اطلاعات

برای کپی یا انتقال اطلاعات می توان از موس، صفحه کلید یا ابزارهای موجود در هوم استفاده کرد. در نرم افزار ورد copy برای کپی کردن و cut برای انتقال استفاده می شود. با استفاده از موس ابتدا محل مورد نظر را انتخاب کنید. اگر می خواهید آن را انتقال دهید موس را روی لبه ی کادر انتخاب شده ببرید و سپس با کشیدن و رها کردن آن را در محل مورد نظر قرار دهید. ولی اگر قصد کپی کردن داشتید ابتدا سلول ها را انتخاب کنید و سپس ctrl را فشار داده و در نهایت با کشیدن و رها کردن آن را به محل مورد نظر برده و سپس ctrl را رها کنید.

در روشی دیگر پس از انتخاب می توانید از منوی راست کلیک copy یا cut را انتخاب کنید و یا در سربرگ home در گروه clipboard از copy یا cut استفاده کنید و در محل مورد نظر paste کنید. البته میانبر های ctrl و X برای انتقال و ctrl و C برای کپی و در نهایت ctrl و V برای paste نیز وجود دارد.

پر کردن اتوماتیک سلول ها یا تکثیر

در حالتی که صفحه راست چین باشد، وقتی مجموعه ای از اطلاعات را انتخاب می کنید در سمت پایین کادر انتخاب شده گوشه ی چپ یک نقطه ی مربع شکل توپر وجود دارد که با کشیدن و رها کردن آن داده ها را می توان به صورت سطری یا ستونی تکثیر کرد.

فرض کنید می خواهید اعداد یک تا بیست را در ستونی قرار دهید، لازم نیست همه ی اعداد را دستی وارد کنید، کافی است اعداد یک تا سه را وارد کنید، سپس آنها را انتخاب کنید و به روش بالا کادر را بکشید و در سلول محل عدد بیست رها کنید. در این روش اعداد به ترتیب به صورت اتوماتیک در سلول ها درج می شوند. این روش برای روز های هفته، ماه های سال و … نیز کاربرد دارد.